Realizando un análisis de brechas estratégicas: métodos y herramientas

Introducción

Una pregunta que todos nos hacemos con frecuencia, tanto a nivel personal como profesional, es si estamos progresando. Definimos nuestro éxito al evaluar dónde estamos hoy en comparación con la meta que nos habíamos fijado cuando comenzamos. Teniendo en cuenta que esta medición es crítica, debe medir el progreso que ha logrado o la falta de él. Una herramienta que las organizaciones utilizan de manera efectiva para medir el progreso o identificar deficiencias o brechas estratégicas es el análisis de brechas estratégicas. El análisis de brechas estratégicas compara la estrategia, las capacidades y los recursos actuales de una organización con sus metas y objetivos y les ayuda a identificar las áreas en las que se encuentran en el objetivo o en las que se están quedando cortas.

¿Qué es el análisis de brechas estratégicas?

El análisis de brechas estratégicas es un proceso que ayuda a las organizaciones a identificar discrepancias entre su estado actual y su estado futuro deseado, así como los pasos que deben seguir para cerrar esa brecha. Implica evaluar dónde se encuentran hoy con respecto a las capacidades y los recursos, compararlos con el estado deseado e identificar áreas donde existen discrepancias o brechas. Puede ser una herramienta útil para las organizaciones que intentan identificar y abordar las debilidades en su estrategia actual o que buscan realizar cambios para lograr objetivos específicos.

¿Cuándo realizan las empresas un análisis de brechas estratégicas?

Hay varias razones por las que las empresas eligen hacer un análisis de brechas estratégicas:

• Para identificar las debilidades, si las hay, en su estrategia actual y tomar medidas oportunas: al comparar su estado actual con el estado futuro deseado, las empresas pueden identificar áreas en las que su estrategia no es efectiva y tomar medidas para abordar esas debilidades.
  Para hacer cambios en sus planes para lograr objetivos específicos: las empresas pueden usar el análisis de brechas estratégicas para ayudarlas a identificar los pasos involucrados en la planificación estratégica y tomar medidas correctivas para lograr metas u objetivos específicos.
• Para responder con eficacia a los cambios en el entorno externo: Los cambios en el entorno externo, como cambios en las condiciones del mercado o nuevos requisitos regulatorios, pueden requerir que las empresas cambien su estrategia para seguir siendo competitivas. El análisis de brechas estratégicas puede ayudar a las empresas a identificar las áreas que necesitan adaptarse para enfrentar estos nuevos desafíos.
• Para mejorar el desempeño: las empresas pueden utilizar el análisis de brechas estratégicas para identificar oportunidades de mejora y desarrollar un plan para lograr esas prioridades estratégicas.

El análisis de brechas estratégicas es una herramienta valiosa para las empresas que buscan realizar cambios para lograr objetivos específicos o mejorar su desempeño general. Puede llevarse a cabo en cualquier momento, pero a menudo es más útil cuando una empresa enfrenta desafíos o cambios significativos o busca realizar cambios importantes en su estrategia.

Razones de la brecha entre estrategia y ejecución.

Cuando la planificación a largo plazo está en proceso y se formulan estrategias para lograr los números establecidos, las organizaciones o los equipos a menudo buscan su mejor apuesta. En esta etapa se piensa muy poco en la parte de ejecución. ¿Quién ejecutará esta estrategia? ¿Es compleja de entender e implementar para las personas? ¿Es posible traducir la gran estrategia en puntos de acción para cada miembro del equipo involucrado en la ejecución? Debe explicar la razón detrás de esta estrategia, cómo cada miembro puede contribuir, qué diferencia harán para la empresa y el resultado deseado. Si estos puntos no están claros, aparecen lagunas.

Seis beneficios clave de hacer un análisis de brechas estratégicas

Existen múltiples beneficios al realizar un análisis de brechas estratégicas. Enumeraremos algunos ejemplos de cómo las organizaciones utilizan el análisis de brechas para su beneficio.

1. Mejor utilización de los recursos: por ejemplo, si es una pequeña empresa con recursos limitados, un análisis de brechas estratégicas puede ayudarlo a evaluar sus requisitos de recursos y asignarlos de la manera más efectiva para lograr sus objetivos.
2. Identificación de mejoras operativas: los gerentes de proyecto a menudo utilizan el análisis de brechas estratégicas para evaluar el desempeño comercial real, identificar áreas de brecha y desarrollar un plan de acción para mejorar los niveles de desempeño.
3. En la contratación y la mejor utilización del talento laboral disponible: El análisis de brechas es a menudo utilizado por los equipos de recursos humanos para identificar las habilidades actuales dentro de una organización, mapear nuevos requisitos, identificar áreas de brecha y contratar nuevos talentos si es necesario para cumplir los objetivos de negocio.
4. Para mejorar los estándares de servicio al cliente: los equipos de servicio al cliente a menudo usan análisis de brechas para identificar las discrepancias entre sus niveles actuales de servicio al cliente y el estado futuro deseado. A menudo arroja información importante en el tiempo de respuesta de una empresa, si la cantidad actual de representantes de servicio al cliente capacitados es suficiente para lograr los resultados deseados, si se debe invertir en tecnología de servicio al cliente más avanzada para cumplir con las demandas del mercado, etc.
5. Para identificar discrepancias entre la estrategia actual de ventas y marketing y su estado futuro deseado: el análisis de brechas a menudo revela si una empresa necesita mejorar su presencia en línea, invertir en publicidad más dirigida, desarrollar un programa de lealtad más completo, etc., para lograr el objetivos fijados.
6. Para identificar brechas de mercado: Esto se hace a menudo para descubrir nuevas oportunidades de mercado. Esto puede ayudar a las empresas a identificar nuevos mercados a los que ingresar, o incluso a lanzar nuevos productos para satisfacer la demanda existente.

4 pasos importantes a seguir al hacer un análisis de brechas estratégicas.

No hay pautas claras a seguir al hacer un análisis de brechas. Cada organización desarrolla su marco basado en lo que quiere medir.

1. Identificar áreas específicas que desea analizar, el primer paso es identificar las áreas que desea analizar. ¿Es la mano de obra, las ofertas de productos, el rendimiento o las ganancias? Esto es solo un indicador y no una lista completa en sí misma.
   Por ejemplo, las empresas pueden querer evaluar sus requisitos de mano de obra para un próximo proyecto frente a los recursos actuales disponibles. Podría ser sobre el talento y las habilidades requeridas para trabajar en proyectos futuros o la cantidad de personas necesarias para manejar alguna tarea. Por ej. El tamaño óptimo del equipo de servicio al cliente necesario para atender las llamadas de servicio al cliente que llegan diariamente.
   Las empresas pueden querer analizar e identificar brechas en el desempeño de un individuo, un equipo o toda la empresa. O se podría realizar un análisis de brechas para identificar las brechas en sus ofertas de productos con respecto a la demanda del mercado.
2. Evaluar el estado actual de la organización. Esto implica evaluar la posición actual de la organización frente a la meta establecida. Tomemos el análisis de la brecha de requisitos de mano de obra discutido en la última sección para explicar esto más a fondo. Está iniciando sesión en un nuevo proyecto que requiere que un equipo se ubique en el sitio del cliente. Los conjuntos de habilidades requeridos son variados. Ha firmado la línea de puntos y se espera que comience a entregar el proyecto en un mes. Ahora necesita hacer un análisis de brechas de la mano de obra en su extremo y los conjuntos de habilidades necesarios para poner en marcha el proyecto. ¿Cuáles son los proyectos actuales en ejecución, la asignación del equipo para los proyectos existentes y los recursos adicionales de su parte que se pueden poner en el nuevo proyecto? ¿Cuáles son los conjuntos de habilidades requeridos? ¿Los tienes internamente o necesitas contratar gente nueva? ¿Cuál es la asignación presupuestaria, y ¿cuál es el marco de tiempo disponible para la ejecución? Cuando responde a todas estas preguntas sistemáticamente, llega al estado actual de su organización.
3. Identificar el estado deseado sea lo más específico y transparente posible sobre cuál es el estado deseado. Ponga números al resultado deseado para que sea claro y ejecutable. Por ejemplo, nuestra organización necesitará 10 empleados en el sitio del cliente dentro de un mes con los siguientes conjuntos de habilidades y niveles de experiencia. Contribuirán con el xx % al objetivo de facturación total establecido y los gastos en los que podemos incurrir para poner este equipo en su lugar son Rs.xx.
4. Cerrar la brecha. Ahora que ha evaluado su estado actual y ha identificado el estado deseado, el siguiente paso es cerrar esta brecha, por ejemplo, de los 10 empleados que necesita colocar en el sitio del cliente, se da cuenta de que solo tiene 3 miembros del equipo que tener los conjuntos de habilidades requeridos y con los niveles de experiencia necesarios que pueden ser asignados para el nuevo proyecto. Los 7 restantes tendrán que entrar desde la piscina exterior. Poner un plan de acción es el lugar para cerrar la brecha. ¿Notifica estas vacantes dentro de sus organizaciones hermanas y abre oportunidades de entrada lateral? ¿Contrata una organización externa de personal para llenar el vacío desde el exterior? Estos planes de acción deben elaborarse como el próximo paso adelante.

Herramientas y técnicas utilizadas para realizar el análisis de brechas.

Hay varias herramientas y técnicas que se pueden utilizar para realizar un análisis de deficiencias. Algunos comunes incluyen:

1. Análisis FODA: Esto implica identificar las Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas de una organización. Una empresa enumera sus fortalezas y debilidades internas. Esto les brinda la oportunidad de examinar cómo pueden aprovechar sus fortalezas para superar las debilidades y neutralizar las amenazas, y cómo capitalizar las oportunidades para mitigar las amenazas y eliminar las debilidades.
2. Evaluación comparativa: implica comparar las prácticas y el desempeño actuales de la organización con los de otras organizaciones, a fin de identificar las áreas en las que se está quedando atrás o en las que tiene potencial para mejorar.
3. Diagrama de espina de pescado: un diagrama de espina de pescado es una herramienta que se utiliza para identificar las causas fundamentales de un inconveniente o problema. A veces también se le llama diagrama de causa y efecto o diagrama de Ishikawa, en honor a su creador, Kaoru Ishikawa. En el contexto del análisis de brechas estratégicas, se utiliza un diagrama de espina de pescado para identificar las causas fundamentales de las discrepancias entre el estado actual y el futuro deseado de una organización. Por ejemplo, si una organización lucha por lograr sus objetivos, se podría usar un diagrama de espina de pescado para identificar las causas subyacentes de esa lucha.

Para crear un diagrama de espina de pescado, dibuja un “esqueleto de pescado” grande en una hoja de papel o pizarra blanca, con la cabeza a la izquierda y las espinas ramificándose hacia la derecha. El problema o tema en cuestión está escrito en la cabeza del esqueleto. Los huesos del esqueleto representan las diferentes categorías de causas potenciales, como personas, equipos, procesos y materiales. Dentro de cada categoría, puede enumerar las razones específicas que pueden estar contribuyendo al problema.
Una vez que el diagrama esté completo, puede usarlo para identificar las causas fundamentales del problema y desarrollar un plan para abordar esas causas para resolver el problema. Los diagramas de espina de pescado pueden ser una herramienta útil para identificar las causas fundamentales de las discrepancias en la planificación y ejecución estratégicas y desarrollar un plan para cerrar la brecha entre el estado actual y el futuro deseado de una organización.

4. El modelo de congruencia Nadler-Tushman: este marco ayuda a las organizaciones a comprender la relación entre los diferentes elementos de su entorno interno, como su estructura, procesos y cultura, y su entorno externo, como el mercado, la competencia y el entorno normativo. Ayuda a las organizaciones a identificar discrepancias o “brechas” entre estos elementos y desarrollar un plan para salvarlos.
   Es particularmente útil en el análisis de brechas estratégicas, ya que ayuda a las organizaciones a comprender cómo sus factores internos se alinean con su entorno externo y la brecha entre ellos y sus objetivos. El modelo sugiere que para que las organizaciones tengan éxito, estos elementos deben estar alineados y ser congruentes. Esto ayuda a las organizaciones a identificar áreas de incongruencia y tomar medidas para realinearlas para lograr sus objetivos, lo que ayuda a cerrar cualquier brecha existente.
5. Mapeo de procesos: esto implica crear una representación visual de los procesos actuales de la organización para identificar ineficiencias o cuellos de botella.
6. Software de análisis de brechas: varias herramientas de software están diseñadas específicamente para ayudar con el análisis de brechas. Estas herramientas pueden ayudar a las organizaciones a identificar discrepancias entre su estado actual y el futuro deseado y brindar recomendaciones para abordar esas brechas.

La elección de una herramienta o técnica específica dependerá de las necesidades y objetivos de la organización. Puede ser útil utilizar una combinación de diferentes herramientas para comprender de manera integral el estado actual de la organización y los pasos necesarios para lograr el estado futuro deseado.

Cómo cerrar la brecha de ejecución de la estrategia usando OKR.

Una forma de cerrar la brecha de ejecución es mediante el uso de OKR. Los OKR ayudan a establecer objetivos específicos y medibles que se alinean con la brecha identificada. Los resultados clave esperados deben ser medibles para el seguimiento del progreso. La empresa también debe revisar y refinar con frecuencia los OKR para asegurarse de que estén alineados para cerrar la brecha y ejecutar la estrategia general. Los OKR y la estrategia son esenciales para el éxito de cualquier negocio.

Los OKR nos han ayudado a multiplicarnos por 10, muchas veces. Nos han mantenido en el camino cuando más importaba
Larry Page, cofundador de Google
Un ejemplo de cómo se pueden usar los OKR para cerrar la brecha de ejecución de la estrategia de una organización en un año.

Objetivo: Incrementar la cuota de mercado en el sector retail
Resultados clave:

1. Aumentar el número de puntos de venta al por menor en un 20%
2. Aumentar las ventas en línea en un 30%
3. Aumentar la cuota de mercado en un 5%

En este ejemplo, el objetivo está alineado con la estrategia general de aumentar la participación de mercado en el sector minorista. Los resultados clave son específicos, medibles y limitados en el tiempo, lo que permite realizar un seguimiento del progreso. Los OKR se asignan a un equipo específico responsable de lograr los resultados, y se brindan seguimiento y retroalimentación regulares para garantizar el progreso hacia el logro de la estrategia general.
Este ejemplo de OKR ilustra cómo la alineación de los objetivos y los resultados clave con la estrategia general, la comunicación clara y la asignación clara de responsabilidades pueden ayudar a cerrar la brecha de ejecución de la estrategia al proporcionar metas y objetivos medibles y procesables. Los OKRs juegan un papel importante en la ejecución eficiente de la estrategia

Preguntas frecuentes sobre el análisis de brechas estratégicas

1. ¿Qué es el análisis de brechas estratégicas?
   • Es una herramienta utilizada por las organizaciones para identificar la brecha entre su desempeño actual y el desempeño deseado.
   • Es una forma de medir el progreso e identificar deficiencias en el logro de metas y objetivos.
   • El proceso implica comparar el estado actual de la organización con el estado futuro deseado e identificar cualquier brecha o discrepancia.
2. ¿Por qué es importante el análisis de brechas estratégicas?
   • Ayuda a las organizaciones a identificar áreas en las que su estrategia no es efectiva y a tomar medidas para abordar esas debilidades.
   • También puede ayudar a las organizaciones a realizar cambios en sus planes para lograr objetivos específicos.
   • Ayuda a las organizaciones a responder con eficacia a los cambios en el entorno externo.
3. ¿Cuáles son algunas técnicas comunes utilizadas en el análisis de brechas estratégicas?
   • Análisis FODA, análisis PEST y gráficos de análisis de brechas.
4. ¿Cuándo debe una organización realizar un análisis de brechas en la estrategia?
   • Cuando se enfrentan a desafíos o cambios significativos.
   • Cuando buscan hacer cambios importantes en su estrategia.
   • Es importante hacerlo regularmente, para alinear el entorno interno y externo.
5. ¿Cómo pueden las organizaciones utilizar los resultados de un análisis de brechas estratégicas?
   • Desarrollar e implementar estrategias para cerrar la brecha y mejorar el desempeño.
   • Identificar oportunidades de mejora y desarrollar un plan para lograr esas mejoras.
   • Alinear el entorno interno y externo a través del Modelo de Congruencia Nadler-Tushman.
6. ¿Cómo puede una organización asegurarse de que su estrategia se ejecutará de manera efectiva?
   • Involucrar a todas las partes interesadas relevantes en el proceso de desarrollo de la estrategia.
   • Comunicar la estrategia de manera clara y consistente.
   • Proporcionar los recursos necesarios y el apoyo para la implementación.
   • Tener claros los pasos procesables y la asignación de responsabilidades.
   • Proporcionar retroalimentación periódica y seguimiento de la ejecución.

Conclusión

En resumen, el análisis de brechas estratégicas puede ser un ejercicio valioso para las organizaciones que buscan identificar áreas de debilidad en su estrategia actual y tomar medidas para lograr objetivos específicos y mejorar el desempeño. Una vez que se identifican las brechas, las organizaciones pueden hacer un mejor uso de los recursos, adaptarse a los cambios y mejorar la comunicación y la alineación entre los equipos.